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Veterinärmedizinische Universität Wien

Finn Testuser hat einen Open-Access-Artikel als Corresponding Author verfasst, der von einer Zeitschrift zur Veröffentlichung akzeptiert wurde. Er möchte über den Publikationsfonds eine Finanzierung der Article Processing Charges erhalten:

Finn bereitet sich vor und überprüft, ob die Zeitschrift den Anforderungen entspricht. 

Nur Publikationen in Gold Open Access Zeitschriften, für die keine andere Fördermöglichkeit besteht, werden über den Publikationsfonds finanziert.

  1. Er überprüft also zuerst im Directory of Open Access Journals, ob die Zeitschrift gelistet ist.
  2. Dann legt er sich die Rechnung und das Manuskript in digitaler Form bereit, weil er sie für den Antrag hochladen muss.

Und jetzt geht es in der VetDoc weiter :
Finn loggt sich in der VetDoc ein, wählt seine Rolle als »Forscher:in« aus.

Video-Anleitung

Das Video zeigt wie der Nachwuchsforscher Finn Testuser einen Antrag zur Finanzierung der Article Processing Charges (APC) aus dem Open Access Fonds in der Vetdoc einreicht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Anwendung »Open Access Fonds« starten

Nach dem Login und der Rollenauswahl wird das VetDoc-Dashboard angezeigt.

Hier klickt Finn im Bereich »Quick-Links« auf »Open Access Fonds«.

2. Neuen Antrag erfassen

Die Ansicht »Open Access Fonds: Information« mit Infos zum Open Access Fonds der Vetmeduni wird angezeigt. Hier findet er detaillierte Informationen und weiterführende Links zum Thema.

Nun klickt Finn im Seitenmenü links auf »Neuer Antrag«.

3. Zeitschrift suchen

Die Ansicht »Open Access Fonds: Neuer Antrag«, Abschnitt »Zeitschrift suchen« wird angezeigt. Hier wird nach der Zeitschrift gesucht, in der die Publikation veröffentlicht wird.

Finn gibt im Feld »Suchbegriff« ein paar Buchstaben aus dem Titel der Zeitschrift oder die ISSN der Zeitschrift ein und klickt auf die Schaltfläche »Suchen«.

4. Zeitschrift auswählen

Eine Auswahlliste mit passenden Vorschlägen von Zeitschriftentiteln wird angezeigt.

Finn wählt den gewünschten Titel aus und klickt auf »Weiter«.

5. Eckdaten erfassen

Die Ansicht »Eckdaten erfassen« wird angezeigt.

  1. Finn gibt im Feld »Corresponding author« die ersten Buchstaben seines Namens ein, dann wird eine Auswahl von Namen angezeigt, die dieser Buchstabenkombination entsprechen. Er klickt auf seinen Namen.
  2. Anschließend füllt er das Feld »Titel der Publikation«, ein weiteres Pflichtfeld, aus.
    Weitere Felder sind die Rechnungsnummer und die Möglichkeit, eine Anmerkung zu erfassen; die Eingabe ist aber nicht verpflichtend.
  3. Zum Abschluss klickt Finn auf »Speichern«.

6. Erforderliche Dateien uploaden

Die Ansicht »Dateien uploaden« wird angezeigt.

Finn hat die erforderlichen Dateien auf seinem lokalen Laufwerk gespeichert, damit er schnell Zugriff darauf hat. Für den Upload führt er folgende Schritte durch:

  1. Im Feld »Dokumenttyp« wählt er aus, um welches Dokument es sich handelt: Publikation oder Rechnung.
  2. Im Feld »Name der Datei« gibt er die Bezeichnung an.
  3. Im Bereich »Datei« klickt er auf Datei »auswählen« und wählt im folgenden Fenster die Datei aus, die hochgeladen werden soll.
  4. Um den Vorgang fertigzustellen klickt er auf »Speichern«.

Für die zweite erforderliche Datei wiederholt er diesen Vorgang.

7. Antrag einreichen

Die Ansicht »Antrag einreichen« wird angezeigt.

Finn bestätigt in den Feldern
a) »Rechnung«
b) »Manuskript« und
c) »Article Processing Charges«
dass die erforderlichen Dateien hochgeladen wurden und die Publikationskosten nicht durch andere Quellen gefördert wurden.
d) Zum Abschluss klickt er auf die Schaltfläche »Antrag einreichen« um die Daten an das Open-Access-Team zu übermitteln.

8. Antrag ist eingereicht

Die Ansicht »Eigene Anträge« wird nun angezeigt.

Hier findet Finn seinen Antrag mit einer Antragsnummer und dem Status "eingereicht".

Wie geht es weiter?

Nun ist das Open-Access-Team am Zug!
Finn erhält zwei E-Mails:

  1. Unmittelbar nach der Datenerfassung erhält er eine E-Mail mit der Information, dass die formalen Kriterien überprüft werden
  2. Ist die Entscheidung über seinen Antrag gefallen, erhält er eine weitere E-Mail, in der er darüber informiert wird, ob die Finanzierung genehmigt wurde.
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