Finanzen erfassen

Hiroshi ist nun bei der Erfassung der Finanzdaten angelangt. Finn, der Projektwerber, hat mit Hilfe des Kalkulationstools des FFI die notwendigen Daten errechnet und Hiroshi kann nun diese Daten in das Finanzformular übertragen.

Fips hat ihm bereits folgenden Tipp gegeben:

Weil die Projektkosten vollständig mit dem Kalkulationstool berechnet wurden, kann das Finanzformular ganz einfach mit den Werten befüllt werden, die sich auf dem Tabellenblatt "VetDoc Eingabe" befinden.

Es geht los:
Hiroshi loggt sich in der VetDoc ein, wählt seine Rolle als »Institut/Klinik Beauftragte(r)« und wählt unter »Beauftragungen« das Projekt von Finn aus. Jetzt wählt er im Seitenmenü »Finanzen« aus und klickt auf »Bearbeiten«.

Im Video zeigt er, wie es weitergeht.

 

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots zeigt wie Finn, den Projektwerber, beim Erfassen der Finanzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Eingabeformular öffnen

Abhängig davon, wer die Daten erfasst, ist ein unterschiedlicher Zugang zum Öffnen des Eingabeformulars erforderlich:

a) Finn, der Projektwerber

  • Finn loggt sich in der VetDoc ein und wählt seine Rolle als »Forscher« aus und öffnet die ePM.
  • Er wählt den Hauptmenü-Eintrag »In Bearbeitung«.
  • Jetzt wählt er im Seitenmenü »Finanzen« aus und klickt auf »Bearbeiten«.

b) Hiroshi, mit der Datenerfassung beauftragt

  • Hiroshi loggt sich in der VetDoc ein und wählt seine Rolle als »Institut/Klinik Beauftragte(r)«.
  • Er öffnet den Menüeintrag »Beauftragung« und klickt auf den Projekttitel.
  • Jetzt wählt er im Seitenmenü »Finanzen« aus und klickt auf »Bearbeiten«.

2a. Projektvolumina eintragen

Diese Daten geben allen Beteiligten im Workflow einen ersten Überblick, um welche Größenordnung es sich bei diesem Projekt handelt. Die folgenden Werte sollen in die Felder eingetragen werden:

Gesamtprojektvolumen:

Diese Summe setzt sich aus dem Vetmed-Anteil und den Anteilen möglicher externer Partner zusammen.

Projektvolumen externe Partner:

Diese Summe beinhaltet das Projektvolumen externer Partner bei Verbundprojekten.

Projektvolumen Vetmed:

Diese Summe beinhaltet die Gesamtprojektkosten der Vetmeduni Vienna (=Summe aus beantragten Drittmitteln und etwaiger Eigenleistung).

2b. Drittmittel eintragen, die beantragt werden

Erst wird der gesamte Drittmittelbetrag erfasst, danach werden die Details in den folgenden Feldern aufgeschlüsselt:

Beantragte DrittmittelGeben Sie hier jene Summe ein, die Sie beim Geldgeber beantragen wollen. Diese inkludiert gegebenenfalls Personalkosten, Sachkosten, Subaufträge (Leistungen durch externe Dritte) und Overheads.
Projektfinanzierte SubaufträgeWenn Ihr Projektbudget Subaufträge beinhaltet, also Leistungen die durch externe DienstleisterInnen und nicht durch Projektpartner erbracht werden, führen Sie diese Kosten hier an. Sie sind für die korrekte Overhead-Berechnung erforderlich.
Projektfinanz. PersonalkostenPersonalkosten, die vom Geldgeber finanziert werden.
Projektfinanzierte SachkostenSachkosten umfassen beispielsweise Materialkosten, Reisekosten, Tiere, Tierhaltungskosten, interne Analysekosten und ähnliches.
Sonstige projektfinanz. KostenWeitere projektfinanzierte Kosten, die nicht in die oben angeführten Kategorien eingeordnet werden können. Bei FWF-Projekten werden hier 5% allgemeine Projektkosten hinzuzuaddiert.
Projektfinanz. Overhead... ist zu erfassen, sobald dem Geldgeber ein Overhead verrechnet werden kann bzw. das Förderprogramm Overheads auf die tatsächlichen Kosten zahlt. Details finden Sie unter Hinweise zum Geldgeber bzw. Förderprogramm.

 

2c. Eigenleistung erfassen

Finns Geldgeber fördert Projekte zu 100%, deswegen muss er im Bereich »Eigenleistung Vetmed« keine Summen eingeben.

Eine Eigenleistung ist nur erforderlich, wenn die Förderquote eines Projekts unter 100% liegt.
Sie wird aufgeteilt in Barleistung und In-Kind-Leistung. Diese wiederum setzt sich zusammen aus Kosten für Personal, Geräteabschreibung und sonstige Kosten.

Eigenleistung VetmedHier ist der Wert jener Leistung anzugeben, der bei Programmen mit einer Förderquote unter 100% von der Vetmeduni Vienna zu erbringen ist.
davon BarleistungIn einigen Förderprogrammen wird auch die Beteiligung der Vetmeduni Vienna durch das Zuschießen von Bargeld verlangt. Tragen Sie in diesem Feld ein, wie hoch der Barbetrag sein soll.
davon In-Kind-LeistungZumeist wird der Eigenanteil durch die Mitarbeit von Globalbudget-finanziertem Personal erbracht, es bestehen aber auch andere Möglichkeiten, Eigenleistung darzustellen.
PersonalErfassen Sie hier den Kostenanteil für Globalbudget-finanziertes Personal.
GeräteabschreibungHier können anteilige Abschreibungskosten bereits vorhandener, im Anlagenspiegel aktivierter Geräte, die im Projekt verwendet werden, angegeben werden.
Sonstige KostenHierzu zählen weitere Eigenleistungen, die nicht in die oben angeführten Kategorien eingeordnet werden können.

 

3. Eingaben speichern

a) Finn klickt auf die Schaltfläche »Speichern«.

b) Er überprüft noch kurz, ob in der Liste mit »Förderung/Overhead« die Vorgaben aus der Richtlinie mit den erfassten Werten zusammenpassen.

4. Fertig

Die Finanzdaten sind erfasst und die Werte von Förderungen und Overhead stimmen mit der Richtlinie des Geldgebers überein.

Wie geht es weiter?

Die Erfassung der Finanzdaten ist abgeschlossen und Finn kann sich der nächsten Aufgabe widmen:
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